Kort svar: Bestäm varför akten ska skickas, ta bort allt mottagaren inte behöver, rensa filen och inte bara sidan, välj en kanal som passar innehållet, kontrollera mottagaren och spara ett spår. Om något går fel ska bedömningen göras samma dag – inte när någon frågar.
Checklistan
-
1. Varför skickas den?
Skriv ner ändamålet i en rad. Behöver du inte kunna svara på det ska filen inte skickas.
-
2. Vad behöver mottagaren?
Minimering är den billigaste säkerhetsåtgärden. Ofta räcker ett utdrag ur akten i stället för hela.
-
3. Vad ska bort?
Personnummer, diagnoser, uppgifter om vårdnadshavare och fritext som inte hör till ärendet.
-
4. Är filen rensad – inte bara sidan?
Metadata, kommentarer, formulärfält, bokmärken och bilagor. Sök på de fyra sista siffrorna efteråt.
-
5. Vem ska ha den?
Kontrollera adressen mot en känd uppgift, inte mot autocomplete. En elevakt till fel elev är den vanligaste incidenten.
-
6. Vilken kanal?
Vanligt mejl räcker för lite. Krypterad bilaga eller säker överföring när innehållet kräver det.
-
7. Finns ett spår?
Diariet eller ärendeloggen ska visa vad som skickades, till vem och när.
-
8. Vad gör vi om det går fel?
Vet ni innan vem som bedömer risken och vem som anmäler. Efteråt är det för sent att bestämma.
Innan du trycker på skicka
Tre sekunder räcker för det som annars kostar en incident: läs adressen en gång till, öppna bilagan och kontrollera att det är rätt fil, och sök på personnumret i den. Det sista tar tio sekunder och fångar det som maskeringen missade.
Skicka hellre två filer än en. Ett kort brev med det mottagaren behöver, och hänvisning till akten i stället för en kopia av den, minskar både mängden uppgifter och risken för fel.
Sekretess prövas per uppgift, inte per dokument. Att en akt finns betyder inte att hela akten får lämnas ut. Det gäller även inom skolan: den som behöver en uppgift för sitt arbete ska få den, inte resten.
Om fel person får filen
En personuppgiftsincident ska anmälas till IMY inom 72 timmar om den kan leda till risk för de registrerades rättigheter och friheter. Bedömningen ska dokumenteras även när ni kommer fram till att ingen anmälan behövs.
Är risken hög ska den som berörs också informeras – utan onödigt dröjsmål. För en elevakt kan det betyda att vårdnadshavare behöver få veta att fel fil skickats, även när innehållet var begränsat.
När akten ska ut ur skolan
DocMasker raderar personnummer och annan känslig information lokalt på datorn, tömmer metadata, kommentarer och bokmärken och läser sedan om filen för att se att inget finns kvar. Ingenting laddas upp, och rapporten innehåller antal – inte nummer.
Frågor och svar
Får man mejla en elevakt?
Det finns inget generellt förbud, men ett vanligt mejl är inte en säker kanal. Skicka bara det som behövs, undvik personnummer i fritext och använd kryptering eller en säker överföring när akten innehåller känsliga uppgifter.
Vad ska bort innan akten skickas?
Allt som mottagaren inte behöver: personnummer, diagnoser och fritext som inte hör till ärendet, samt metadata, kommentarer, bokmärken och bilagor som ligger kvar i filen.
Vad gör man om fel person får filen?
Bedöm risken och dokumentera bedömningen. Kan felet leda till risk för de registrerade ska incidenten anmälas till IMY inom 72 timmar, och den som berörs ska informeras om risken är hög.
Måste man spara en kopia av det man skickade?
Ja, det som skickats ska gå att följa upp. Spara i ärendet vilken fil som lämnade skolan och när, men gallra enligt rutinen i stället för att låta kopior ligga kvar.