Kort svar: Ett personnummer är maskerat först när tecknen är borta ur filen, inte när de är övertäckta. Måla en ruta över numret och det ligger kvar i textlagret – och ofta också i metadata, kommentarer och bokmärken. Ta bort tecknen, spara om filen och sök på de fyra sista siffrorna för att kontrollera att det stämmer.
Varför en svart ruta inte räcker
En PDF har två lager: det du ser och det du kan markera. Rutan läggs i det övre. Tecknen ligger kvar i det undre, och den som markerar texten får tillbaka numret.
Vi målade rutor över varje nummer i våra provdokument. 172 av 172 gick att kopiera ut igen. Det är inget fel i ett särskilt program – det är så filformatet fungerar. Rutan är en bild ovanpå texten, inte en radering av den.
En skärmbild eller en inskannad papperskopia är något annat: där finns inget textlager att hämta. Men då går dokumentet inte längre att söka i, och en inskanning kan bli läsbar igen med textigenkänning.
Var numret gömmer sig
Det räcker inte att titta på sidan. Numret kan stå på fem ställen, och det är sällan bara ett av dem som är ifyllt.
| Plats | Vad som ligger där |
|---|---|
| Textlagret | Numret som text, i löptext, tabeller och rubriker |
| Metadata | Författare, program, titel, ibland hela sökvägar |
| Kommentarer och formulärfält | Anteckningar, ifyllda fält, signaturer |
| Bokmärken | Innehållsförteckningen, som kan heta ”Elev 19900101-1234” |
| Inbäddade filer | Bilagor som följer med men inte syns på sidan |
Så gör du i fem steg
-
Arbeta på en kopia
Originalet ska ligga kvar orört. Det är din väg tillbaka om något blir fel.
-
Radera tecknen
Markera numret och ta bort det. Ersätt med tomt eller med X – men låt inget av de ursprungliga tecknen stå kvar.
-
Töm det som ligger utanpå
Metadata, kommentarer, formulärfält, bokmärken och bilagor. Det är här de flesta kontroller missar något.
-
Spara om filen
En ny fil, inte en överskriven. Då försvinner det som låg i den gamla strukturen.
-
Sök efter numret
Öppna den nya filen och sök på de fyra sista siffrorna. Ingen träff är kvittot.
Kontrollen är en sökning
Det finns ingen genväg runt kontrollen. Öppna filen i en läsare som kan markera text, tryck Ctrl+F och sök på de fyra sista siffrorna. Sök också på namnet och på födelsedatumet om det står utskrivet någon annanstans.
Markera sedan hela dokumentet och klistra in det i en tom textfil. Det du får in är det som går att få ut. Står numret där, står det kvar i filen.
Ett tips som sparar tid: sök på bindestrecket i personnumret. Många maskeringar tar bort siffrorna men lämnar kvar formen, och då syns det direkt att något har tagits bort – vilket i sig kan vara en upplysning.
Maskering är inte anonymisering
Även ett dokument utan personnummer kan peka ut en person: namn, adress, klass, ärendenummer, en ovanlig diagnos, en händelse som bara en person var med om. Maskeringen tar bort uppgiften. Anonymiseringen ska göra det omöjligt att koppla dokumentet till någon alls.
Fråga dig därför vem som ska läsa filen och vad de behöver veta. Ofta behövs långt mindre än hela akten. Det som inte behövs ska inte följa med.
När det är många filer
Ska du rensa en akt med trettio bilagor går det att göra för hand, men det är lätt att missa en bilaga eller ett bokmärke. DocMasker gör samma sak lokalt på datorn: raderar numren, tömmer det som ligger utanpå och läser sedan om filen för att se att inget finns kvar.
Maskera i webbläsaren Läs den korta guiden
Nästa steg: Vilka uppgifter räknas som känsliga? Får man mejla ett personnummer?
Frågor och svar
Räcker det att måla en svart ruta över numret?
Nej. Tecknen ligger kvar under rutan och går att kopiera ut, söka på och läsa med ett program som hämtar text ur filen.
Är maskering samma sak som anonymisering?
Nej. Ett maskerat dokument kan fortfarande peka ut en person genom namn, adress eller ärendenummer. Anonymisering kräver att ingen uppgift, ens indirekt, kan kopplas till en person.
Vilka delar av filen måste rensas?
Textlagret, metadata, kommentarer och formulärfält, bokmärken och inbäddade filer. Det räcker inte med sidan du ser på skärmen.
Hur vet jag att numret är borta?
Öppna den färdiga filen, tryck Ctrl+F och sök på de fyra sista siffrorna. Blir det ingen träff i texten är numret borta ur textlagret. Kontrollera sedan metadata och bokmärken.