Kort svar: Det är inte förbjudet att skicka ett personnummer med e-post. Men ett vanligt mejl går okrypterat mellan servrar, sparas hos leverantören och hamnar lätt hos fel mottagare. Skicka bara det som behövs, och använd kryptering eller en säker överföring när uppgifterna är känsliga.
Inget förbud – men en skyldighet
Dataskyddsförordningen förbjuder inte e-post. Den kräver att behandlingen är säker i förhållande till risken (artikel 32), att du bara behandlar det du behöver (artikel 5) och att du kan visa att det stämmer.
Det betyder att frågan inte är ”får man?” utan ”är det här tillräckligt säkert för de här uppgifterna?”. Ett namn och en tid är en sak. Ett personnummer tillsammans med en diagnos är en annan.
Vad som händer med ett mejl på vägen
-
Det går i klartext
Transporten mellan servrar kan vara krypterad, men innehållet är inte skyddat hela vägen och kan läsas av den som har tillgång till lagringen.
-
Det ligger kvar
Kopia i utkorgen, i arkivet och hos leverantören. Ett mejl som skickats går inte att ta tillbaka.
-
Det hamnar lätt fel
Autocomplete, svar till alla och vidarebefordran är vanligare orsaker till incidenter än intrång.
-
Det följer med vidare
Mottagaren kan skriva ut, vidaresända och spara. Där slutar din kontroll.
Tre sätt att skicka – och vad de skyddar
| Sätt | Skyddar mot | Skyddar inte mot |
|---|---|---|
| Vanlig bilaga | Ingenting utöver transporten | Fel mottagare, vidarebefordran, lagring hos leverantör |
| Krypterad bilaga | Innehållet om det hamnar hos fel person | Förlorat lösenord, svag kryptering, lösenord i samma mejl |
| Säker överföring | Åtkomst, spårbarhet och att filen kan dras tillbaka | Att mottagaren själv sprider den vidare |
Kryptering hjälper bara om nyckeln kommer fram en annan väg. Skickas lösenordet i samma mejl som filen är skyddet i praktiken borta.
När det går bra – och när det inte gör det
Ett enstaka personnummer till en känd mottagare, i ett ärende där uppgiften behövs, är sällan ett problem i sig. Det blir ett problem när uppgiften inte behövs, när den skickas till en hel grupp, när den ligger i en fritext som ingen kontrollerat, eller när den följer med i en bilaga som ingen öppnat.
Tumregeln: behöver mottagaren numret för att göra sitt jobb? Om svaret är nej ska det bort innan mejlet skickas. Det gäller även när mejlet går internt.
Om mejlet gick till fel person
Be mottagaren radera mejlet och bekräfta det, men räkna med att kopian redan finns. Bedöm sedan risken: vilka uppgifter, hur många personer, och vad kan de leda till? Dokumentera bedömningen samma dag.
Kan felet leda till risk ska incidenten anmälas till IMY inom 72 timmar. Är risken hög ska den berörda också informeras.
Läs mer: De 72 timmarna Checklistan för elevakten
Frågor och svar
Är det olagligt att mejla ett personnummer?
Nej, det finns inget generellt förbud. Men du är personuppgiftsansvarig för behandlingen och måste kunna visa att säkerheten är tillräcklig för det du skickar.
Räcker det att lösenordsskydda en zip-fil?
Bara om lösenordet lämnas i en annan kanal än filen, till exempel per telefon. Skickas lösenordet i samma mejl är skyddet ingen säkerhet alls.
Får man mejla en elevakt?
Ett vanligt mejl är inte en säker kanal för en elevakt. Skicka det som behövs, krypterat eller via säker överföring - eller hänvisa till akten i stället för att bifoga den.
Måste man anmäla ett mejl som gått till fel adress?
Du måste bedöma risken och dokumentera bedömningen. Kan felet leda till risk för de registrerade ska incidenten anmälas till IMY inom 72 timmar.